En bref

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est obligatoire avant toute embauche et s’effectue en une seule fois auprès d’un seul interlocuteur, l’Urssaf.

Elle rassemble 6 formalités liées à l’embauche :

  • la déclaration d’une première embauche dans un établissement,
  • la demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
  • la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,
  • la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
  • la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire,
  • la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

La DPAE doit être obligatoirement effectuée par tous les employeurs ou leur mandataire dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié y compris la période d’essai et transmise à l’Urssaf dont relève l’établissement concerné par l’embauche.

Le cas spécifique des associations

Les associations sont également soumises à l’obligation de DPAE, qu’il s’agisse :

  • d’une association à but non lucratif : lorsque vous employez du personnel salarié,
  • d’une association intermédiaire : vous êtes soumis à l’obligation de DPAE pour l’embauche des personnes sans emploi, rencontrant des difficultés sociales et professionnelles particulières que vous mettez à disposition en vue de faciliter leur insertion professionnelle,
  • ou d’une association de services aux personnes : vous êtes soumis à l’obligation de DPAE quand vous effectuez du placement de travailleurs auprès de personnes physiques (via l’accomplissement, pour le compte de ces dernières, des formalités administratives liées à l’emploi) ; et dans le cadre de la mise à disposition de travailleurs dont vous restez l’employeur.

Les dispenses de transmission de DPAE

Certaines catégories de personnel sont exonérées de DPAE:

  • Un stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié,
  • Les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) n’ont pas à effectuer de DPAE, celle-ci étant intégrée à ces dispositifs ;
  • Les personnes en service civique ou volontaire
  • Les déclarations spécifiques

En revanche, des dispositions particulières sont prévues pour les départements d’Outre-mer, les entreprises de travail temporaire, les assistantes maternelles.