Le principe général
La DSN étant une procédure unique à destinataires multiples, il est essentiel que l’identification de vos agents (NIR ou numéro de Sécurité sociale) soit correcte.
Le numéro d’inscription au répertoire (NIR) est l’identifiant unique et invariable des individus inscrits au répertoire national d’identification des personnes physiques (RNIPP). Ce numéro correspond au numéro de Sécurité sociale et est l’identifiant de reconnaissance du salarié au niveau des organismes de protection sociale. Ce numéro est composé de 13 chiffres et d’une clé de 2 chiffres, sous la forme :
- S = sexe de la personne physique doit être égal à 1 ou 2
- AA = année de naissance de la personne physique doit être comprise entre 00 et 99
- MM = mois de naissance de la personne physique doit être compris entre 01 et 12 ou entre 30 et 42 ou entre 50 et 99 ou égal à 20
- DD = département de naissance de la personne physique doit être compris entre 01 et 99 ou être égal à 2A ou 2B
- CCC = commune de naissance de la personne physique doit être comprise entre 001 et 999
- NNN = numéro d’inscription la personne physique au registre d’état civil doit être compris entre 001 et 999
Un NIR ne peut être qu’unique et présent qu’une seule fois dans la déclaration permettant la traçabilité et l’identification de l’agent. Vos agents doivent être informés des démarches à effectuer pour obtenir leur NIR) afin de pouvoir ensuite mentionner les informations dans la DSN.
Utilisation du NIR ou du NTT (Numéro Technique Temporaire)
Le numéro d’inscription au répertoire des personnes physiques-NIR est un «identifiant fiable et stable, conçu pour rester immuable la vie durant».
Si votre salarié n’a pas de NIR (travailleurs étrangers, étudiants…), vous pouvez composer un numéro technique temporaire -NTT (devant comprendre 11 à 40 caractères) permettant ainsi la transmission de la DSN et la continuité des droits de vos salariés :
- commencer par 1 ou 2 selon le sexe,
- suivi du SIREN de l’établissement
- suivi d’un ordonnancement de votre choix
Au moment de l’émission d’une DSN, il est obligatoire de l’identifier en déclarant un NTT (Numéro Technique Temporaire) en rubrique « Numéro technique temporaire – S21.G00.30.020 » accompagné de toutes les informations possibles sur les éléments de naissance du salarié dans les zones prévues à cet effet. Il s’agit d’une solution transitoire le temps que le salarié dispose d’un NIR ou d’un NIA reconnu par la Sécurité Sociale.
Lorsque le NIR définitif est attribué, renseignez dans la même DSN mensuelle le NIR et le NTT simultanément, permettant la récupération des périodes antérieurement transmises sous le NTT. Vous devez renseigner la rubrique « Numéro d’inscription au répertoire – S21.G00.30.001 » pour déclarer le NIR définitif et renseigner le NTT en rubrique « Numéro technique temporaire – S21.G00.30.020 » dans la même DSN mensuelle.
Consultez le bilan d’identification des salariés (BIS)
Après chaque dépôt d’une DSN mensuelle, le dispositif met à votre disposition le bilan d’identification des salariés/agents dès lors qu’une anomalie est présente (bloquante ou non bloquante).
